La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en Colombia ha determinado que todas las entidades, tanto gubernamentales como privadas, que gestionen datos personales y cuyas propiedades superen las 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo que equivale a cerca de 4.979,9 millones de pesos, deben renovar la información de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cada año. Este procedimiento busca asegurar la protección y el correcto tratamiento de los datos personales en el territorio colombiano.
Fecha límite y Proceso de Actualización
La ventana para realizar la actualización anual del RNBD se abre el 2 de enero y concluye el 31 de marzo de cada año. En este periodo, las empresas están obligadas a visitar el sitio web de la SIC, entrar al RNBD y completar la información necesaria respecto a cada base de datos que almacene información personal. Es crucial que las compañías conserven registros completos y actualizados de dichas bases de datos, revisen con regularidad su Política de Tratamiento de Datos Personales y fortalezcan las medidas de seguridad para salvaguardar la información almacenada.
Responsabilidades Adicionales
Aparte de la renovación anual, las organizaciones deben:
Además de la actualización anual, las empresas tienen la responsabilidad de:
Repercusiones del Incumplimiento
Consecuencias del Incumplimiento
Sugerencias para las Empresas
Recomendaciones para las Empresas
- Registrar y Mantener Actualizada: Inscribir y actualizar la información de las bases de datos en el RNBD dentro de los plazos determinados.
- Nombrar un Responsable de Protección de Datos: Asignar e inscribir a una persona o equipo encargado de manejar los asuntos vinculados a datos personales.
- Notificar Incidentes de Seguridad: Comunicar de manera oportuna a la SIC sobre cualquier incidente que afecte la seguridad de la información.
- Adoptar Medidas de Seguridad: Implementar medidas técnicas y organizativas efectivas para proteger la información personal ante accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.
- Inscribir y Actualizar Oportunamente: Registrar y mantener actualizada la información de las bases de datos en el RNBD dentro de los plazos establecidos.
- Designar un Oficial de Protección de Datos: Nombrar e inscribir a una persona o área encargada de gestionar los temas relacionados con datos personales.
- Reportar Incidentes de Seguridad: Informar oportunamente a la SIC sobre cualquier incidente que comprometa la seguridad de la información.
- Implementar Medidas de Seguridad: Adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.
Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de clientes y usuarios, demostrando el compromiso de la empresa con la protección de datos personales y la transparencia en su manejo.
